Calculul nivelurilor optime de personal

Cei mai multi manageri romani cred că calcularea numărului optim de personal - o sarcină imposibilă. Dar unul dintre principiile de bază ale managementului spune: „Ce este incomensurabil, ceva incontrolabil.“ Prin urmare, în cazul în care managerii nu învață cum să măsoare resursele umane (adică, pentru a calcula numărul optim de personal), acestea vor fi niciodată în măsură să gestioneze în mod eficient de oameni!

Care sunt cauzele costurilor sub-optime de personal

principale si auxiliare proceselor de afaceri Ineficiente (cu excepția proceselor legate de managementul personalului).

Subsistemele companie (angajați diviziune) produc intern (pentru utilizatorii interni ai companiei) și externe (spre exterior), produsele care nu sunt în volum (cantitatea), nu în acești termeni, nu sunt de calitate. De exemplu, subsistemul generează rapoarte inutile, un număr mare de căsătorie. În acest context, există o duplicare a eforturilor de diferite departamente, iar acest lucru duce la necesitatea de a remunera excesul de personal.

Ineficacitatea principale și auxiliare proceselor de afaceri (cu excepția proceselor legate de managementul personalului).

Subsistemele companie (angajați diviziune) produc intern (pentru utilizatorii interni ai companiei) și externe (la exterior) produse cu un cost care nu este optimă, adică pentru a efectua activități consumate o cantitate excesivă de resurse umane (tehnologie învechită, nivel scăzut de automatizare, pierderi mari non-productive) .

Sistemul de management al personalului ineficient.

În continuare, sistemul de management al personalului înseamnă un sistem, în scopul de activitate - asigurarea întreprinderilor resursele umane necesare și suficiente (număr, competențe, motivație, calități personale) în orice moment, cu o utilizare optimă a resurselor.

Acest sistem este format din următoarele subsisteme:

• programarea personalului;
• selecție;
• adaptare;
• evaluare și certificare;
• dezvoltare și de formare;
• motivație;
• dosarele de personal;
• formarea rezervei de personal;
• PR intern;
• concediere.

Lucrarea a fost realizată în acest sistem sunt: ​​managerii de linie, proprietarii de procese de afaceri, manageri de proiect, angajații și managerii companiei Departamentul de Resurse Umane.

Productivitatea scăzută a activității sistemului de management al personalului, în unele cazuri, din următoarele motive:

1) Eroarea în selectarea și adaptarea personalului, ceea ce duce la o rată ridicată cifră de afaceri și, în consecință, la o creștere a volumului de muncă de recrutare și de a îmbunătăți costurile de selecție. O lipsă de aliniere a motivației angajaților și performanța conduce la utilizarea ineficientă a salarizare (salarizare).

2) Personalul a produs în mod nejustificat, folosind agentie de personal costisitoare.

Trebuie să se înțeleagă că calitative care efectuează o analiză cauzală a problemei „costurile non-optime de personal ale companiei“ este cheia succesului lucrării (proiecte) cu privire la optimizarea costurilor de personal. Asta este, trebuie mai întâi să înțeleagă „în cazul în care doare“, și apoi să dezvolte și să pună în aplicare un „sistem de tratare“.

Oameni & Cifre

Care sunt căile și metodele de determinare a limitelor și standardelor pentru costurile de personal?

În primul rând, definim termenii. Limite privind costurile de personal - o valoare optimă constantă (care nu depind de nivelul de activitate) a costurilor de personal și raporturi de costuri de personal - este valoarea variabilei optimă (proporțional liniar depinde de nivelul de activitate) costurilor de personal.

Pentru a vorbi despre limitele și normele pot fi doar pentru intervalele specifice ale companiei, în care putem face o aproximare liniară a comportamentului costurilor de personal, în funcție de nivelul de activitate al societății (diviziune).

Un lucru pe care trebuie să utilizeze alte limite și rapoarte de costuri de personal între companie (50 angajați ai societății de administrare și 5 sucursale) vor avea limitele și standardele sale pentru cheltuieli de personal, într-o altă serie de activități (100 angajați ai societății de administrare și a 50 de sucursale).

Una dintre opțiuni pentru a defini limitele și standardele - este utilizarea de calcule statistice bazate atât pe dovezi de progres rezultatelor (anterioare), iar datele colectate prin utilizarea în mod specific complexitatea de măsurare a operațiunilor de încărcare și a personalului în timp real. Această metodă implică utilizarea de instrumente matematice.

De asemenea, hotărârea expert poate fi utilizat pentru a determina limitele și standardele. Această metodă este importantă alegerea corectă a „conflictului“ de experți și a punctelor speciale potrivite metode de diverși experți, cum ar fi tehnica Delphi 1.

Cum pentru a determina numărul optim de personal pentru întreprindere

Răspunsul la această întrebare poate fi obținută numai în cazul în care conducerea companiei va fi capabil să măsoare cantitatea de muncă (pentru o anumită perioadă), care este necesar să se facă personal pentru a atinge obiectivele companiei, precum și pentru a determina timpul necesar pentru a efectua o anumită cantitate de muncă.

Vă rugăm să rețineți că timpul necesar pentru muncă este determinată de calificare interpret: cu cât calificarea, este necesară mai puțin timp pentru a efectua aceeași cantitate de muncă. Apoi, este necesar să se împartă timpul necesar pentru a efectua lucrările la numărul de ore de un angajat poate lucra singur, pentru o perioadă de muncă. Conform acestei formule, și este posibil să se calculeze numărul optim de personal.

În calculele trebuie să țină seama de pierderea timpului neproductiv (prânz, pauze, oprirea întreținerea de rutină a echipamentelor, etc.) și un program de angajați (de exemplu, 8 ore pe zi, week-end -Saturday și duminică).

În ceea ce privește aplicarea practică a soluției propuse mai sus, există mai multe aspecte importante (denumite în continuare toate soluțiile variante de probleme pentru activitățile obișnuite ale unei întreprinderi existente).

Cum de a determina cantitatea necesară de muncă

Pentru a răspunde la această întrebare trebuie să efectueze un audit al activităților existente și de a identifica:

• orice lucrare efectuată în (rapoarte inutile, dublarea funcțiilor și introducerea informațiilor în diferite circuite integrate, etc.) zadarnice;
• orice lucrare nu se face, dar necesar pentru atingerea obiectivelor companiei.

Acest lucru este destul de dificil, dar rodnică activitate, și este necesar să se ocupe în mod constant.

Cum de a determina timpul necesar pentru a efectua domeniul de aplicare necesară a muncii

Pentru a răspunde la această întrebare trebuie să identificăm factorii care determină durata lucrărilor de măiestrie fixă. De exemplu, este necesar să se recunoască faptul că un angajat permanent depozit necesar pentru livrarea mărfii către client (la calificările stabilite), determinată de volumul și greutatea încărcăturii, numărul de SKUs în transport și de stocare necesar un tratament suplimentar (ambalaj, etichete autocolant suplimentare, etc). După ce a determinat factorii care influențează și impactul acestora asupra timpului necesar pentru a efectua o anumită cantitate de muncă, putem măsura efortul necesar.

40 de ore timp de operare este necesar pentru expediere încărcător 5 tone de sarcină (poziția un sortiment) sau 3 tone de marfă (10 SKUs), sau 500 Kg încărcare (100 SKUs).

Dacă se obține răspunsuri la problema de mai sus, aceasta este, de obicei calculul ulterior al nivelurilor optime de personal pentru a produce într-o clipă.

Formula pentru calcularea numărului optim de personal

Volumul de muncă efectuate de către angajați, proporțional cu numărul de personal pentru a efectua lucrările, calificările lor și timpul petrecut pe locul de muncă.

A (# 916; T) = N × K × # 916; T (1)

unde N - numărul de persoane de personal.;

K - personal calificat;

# 916; T - timpul executării lucrărilor se calculează ca suma pierderilor productive și neproductive + T T, ora, min;.

A (# 916; T) - lucrările care trebuie efectuate în timpul # 916; T, numărul de ore-om.

Prin urmare, cantitatea de personal necesar poate fi calculat prin formula:

N = A (# 916; T) / (K x # 916; T). (2)

Cum de a minimiza costurile de personal

Este dificil, dar este posibil. Primul pas este de a spori eficacitatea și eficiența personalului subsistemelor întreprinderi și creșterea eficienței și a eficacității sistemului de control al personalului.

Ce măsuri pentru a lua pentru a îmbunătăți eficacitatea și eficiența fiecărui sistem particular poate fi determinată numai după calitatea analizei de sistem a problemei, numele care - costul ridicat al costurilor de personal. Trebuie să se înțeleagă că această problemă are o mulțime de motive, astfel cum sunt definite și să clarifice nivelul și amploarea intervențiilor necesare în sistemul permite dezvoltarea unui program de calitate a minimiza costurile de personal și să aleagă o strategie adecvată de schimbare.

Principalul lucru - amintiți-vă că, în practică, o mulțime de management este rapid, frumos și ... decizii greșite.

Metode de optimizare a costurilor de personal

trei metode de optimizare a costurilor pot fi identificate.

Metoda administrativă. Caracterizat prin adoptarea unor decizii bazate pe opinii „vizuale“, expert, cu puțin sau nici o analiză a zonei problemei. Metoda nu presupune un efort serios cu privire la planificarea și executarea modificărilor. Un pachet complet de soluții dezvoltate și puse în aplicare cât mai curând posibil (zile estimate). Posibilele schimbări este determinată de observare, experiența și „curajul“ a managerului, factorul de decizie.

În cele mai multe cazuri, folosind această abordare rezolvă problema care se află pe suprafața (sau investigarea unor probleme mai grave, fără a aborda cauzele). Ridicată probabilitatea de a reduce eficiența proceselor de afaceri prin îmbunătățirea eficienței acestora.

Aplicație Exemplu abordare

La examinarea vizuală a arătat că societatea are o mulțime de personal în camere separate zonă mare. Ei au propus să reducă amprenta.

Metoda funcțională. Caracterizat prin adoptarea deciziilor pe baza studiului a eficacității și a eficienței departamente funcționale, angajații. Metoda presupune construirea și analiza „funcția - responsabil“ matrice pentru zona de interes.

Un pachet complet de soluții sunt de obicei elaborate, aprobate și puse în aplicare în următoarele câteva săptămâni. Schimbări majore pentru a optimiza costurile de personal asociate cu utilizarea următoarelor abordări:

• Centralizarea și descentralizarea funcțiilor;
• performanță deduplicare a funcțiilor;
• detectarea deficienței în matricea funcțională.

Cu o creștere a optimalitatea funcției (unitate funcțională, angajatul) este probabil ca reduce eficacitatea și eficiența întregului proces de afaceri, care a implicat o divizie (angajat).

Aplicație Exemplu abordare

După diagnosticul decizia a fost luată pentru a centraliza sistemul principal de management de producție: să renunțe la împărțirea în magazin și să le înlocuiască cu centralizarea site-urilor (și în scădere) ingineri.

Metoda de proces. Caracterizat prin adoptarea unor decizii bazate pe analiza cauzelor proceselor de afaceri ineficiente și ineficiente (KPI).

Metoda implică analiza și îmbunătățirea proceselor de afaceri zona de subiect și vă permite să găsiți și să stabilească cauzele costurilor de personal suboptime în sub-obiective, ținând seama de impactul și eficiența întregului proces de afaceri. Un pachet complet de soluții sunt de obicei elaborate, aprobate și implementate în câteva luni. Schimbări majore pentru a optimiza costurile sunt asociate cu următoarele metode: inginerie și re-inginerie a proceselor de afaceri, setările sub-optime.

Aplicație Exemplu abordare

nefuncționare redusă a lucrătorilor de producție a fost realizat datorită accelerării procesului de acceptare a materiilor prime, care, la rândul său, a fost făcut în detrimentul de optimizare a serviciilor de management al calității.

Și dacă oamenii sunt împotriva?

Alegerea dreptul de strategie pentru schimbare - cheia succesului punerii în aplicare a acestora.

Proiecte privind optimizarea costurilor de personal sunt de obicei caracterizate printr-un grad ridicat de implicare emoțională a participanților schimbări și complexitatea tehnică relativ ridicată a soluțiilor dezvoltate. Cum să efectueze procedura „reduce costurile de personal“, cu pierderi minime și fără a compromite loialitatea?

Să presupunem, pentru reducerea prin creșterea productivității a costurilor de personal, am decis să dezvolte și să pună în aplicare un sistem de stimulente legate de rezultatele muncii angajaților și departamente (KPI / KPI). Apoi ne confruntăm cu provocarea tehnică - pentru a identifica opțiuni pentru criteriile (ceea ce și cum să măsoare) și indicatori de performanță ( „exact cât de multe atârnă în grame“), care evaluează performanța unei unități de angajat.

Dar aceasta este doar jumătate din problemă.

Încă necesară și găsirea de soluții în selectarea opțiunii care ar satisface majoritatea participanților la schimbări. Aceasta este problema cu nivelul ridicat de implicare emoțională. Foarte des, a doua sarcină este mult mai greu în primul rând.

Pentru succesul unei astfel de schimbări complexe de organizare (nivel ridicat de complexitate tehnică și nivelul ridicat de implicare emoțională) necesită utilizarea de strategii pentru schimbare „Dezvoltare organizațională“. Această strategie implică impactul simultan asupra culturii corporative a organizației și dezvoltarea, punerea în aplicare a modificărilor. Aspectul principal al acestei strategii - este elemente de cuplare schimbări în dezvoltarea și punerea în aplicare a modificărilor la primele etape (crearea unui sentiment de responsabilitate pentru deciziile și soluțiile implementate, dezvoltate pentru a îmbunătăți calitatea deciziilor, scad nivelurile de anxietate asociate cu incertitudine). Utilizarea acestei strategii permite schimbări cu cele mai mici pierderi emoționale și materiale pentru companie.

Dacă modificările nu sunt la fel de complicate așa cum este descris mai sus, pot exista aplicații ale altor strategii pentru schimbări, astfel PTS (tehnologie interferență sistemică).

1 delfic metoda - metoda de estimare bazată pe raționamente și estimări. Conform metodei Delfi, aduna opiniile experților cu privire la viitor, cum ar fi viitorul volumului de piață. Experții nu comunică între ele și, prin urmare, nu pot influența opiniile reciproc.

Avantaje: vă permite să analizeze o gamă largă de probleme care afectează prognosticul și este un obiectiv, în sensul că experții sunt independenți în hotărârile lor.

Dezavantaje: implicarea experților sunt de obicei scumpe. Procesul necesită o mulțime de timp. Tehnica nu funcționează bine cu indicatori necantitative, cum ar fi relația dintre oameni și opiniile lor.

versiune de tipărit