Documentația de laborator

Principalul „produs“ al laboratorului este informația. Apare sub forma de date și documente. Documente și date - acestea sunt elemente ale sistemului de calitate, din cauza căreia comunicarea atât în ​​cadrul laboratorului și dincolo.

Pentru a asigura disponibilitatea, fiabilitatea, promptitudinea și fiabilitatea rezultatelor laboratorului de documentare ar trebui să fie sub control strict. Acest lucru poate fi realizat doar prin crearea unui sistem eficient de management al documentelor. Punerea în aplicare a unui sistem poate fi o varietate de opțiuni: sistem electronic de management al documentelor, sistemul de „control manual“ sau o combinație a acestora. Totul depinde de capacitatea financiară și competența personalului de laborator. În orice variantă de realizare, există o serie de probleme care trebuie să fie elaborat înainte de punerea în aplicare a sistemului. Aceste aspecte includ: structura documentației laboratorului; tipuri de documente; de management al documentelor de acțiune.

Structura documentației de laborator

Practic, fiecare laborator „presărat cu“ documente de diferite tipuri de: proceduri, formulare de colectare a datelor, jurnalele de bord, standarde, facturi, etc. Unele dintre documentele specificate de cerințele de reglementare externe, parte - laborator propriu nevoi .. Pentru a începe crearea unui sistem eficient de management al documentelor, laboratorul documentația existentă ar trebui să fie raționalizate. Această ordonare se realizează prin dezvoltarea structurii de documentare.

documentația de laborator Structura este un agregat de legături între documente care furnizează sistemul de calitate de integritate cu schimbările interne și externe. Aceasta stabilește o ierarhie a nivelurilor de documentare pentru laborator, tipurile de documentare și interacțiunea lor.

Cele mai multe dintre reglementările și standardele (de exemplu, ISO / IEC 17025, ISO 15189, criteriile de acreditare în „Rosakkreditatsii“ și altele.) Da doar o idee generală, care trebuie să includă documentația de laborator. Dezvoltarea structurii de beton este responsabilitatea laboratorului. Structura documentației de laborator depinde de domeniul de activitate, cerințele de reglementare și organizarea internă a muncii.

La nivelurile structurii de documentare ierarhie repetă niveluri de control de laborator: la nivel de nivel strategic, tactic și nivelul tranzacțiilor zilnice (on-line). documentație nivel strategic specifică ce trebuie făcut acum și pe termen lung; documentație nivel tactic specifică modul de a face un anumit loc de muncă; Documentarea la nivel operațional confirmă locul de muncă.

nivelurile de ierarhie a seta starea documentelor și domeniul de aplicare al acțiunii lor (distribuție). documentare nivel strategic este distribuit în întregul laborator, nivelul tactic - proceselor individuale sau sisteme, la nivel operațional - în etapele de proces individuale sau acțiuni.

Separarea dintre nivelurile este important pentru clasificarea documentelor. În cazul în care documentația de laborator este structurat pe nivele, vă permite să aloce în mod clar responsabilitatea pentru acțiunile documentelor și de a determina gradul de „pedeapsă“ pentru eșecul de a efectua acțiuni. Într-un sistem stabil și bine organizat ca un mecanism de control asupra documentelor, precum și penalități pentru nerealizarea este de așa natură încât încalcă regulile neprofitabilă. În același timp, aceasta nu are nici un sens să se stabilească obligații care angajații nu sunt în măsură să le îndeplinească.

Structurarea documentația nivelurilor ierarhice necesare pentru a echilibra responsabilitatea pentru acțiunile documentelor.

Tipuri de documentație de laborator

Actele normative care reglementează activitatea laboratoarelor, conține o varietate de opțiuni pentru clasificarea documentelor. Majoritatea acestor clasificări se aplică numai anumitor activități. Laboratoarele trebuie să fie pe cont propriu pentru a dezvolta o clasificare a tuturor documentelor sale. activități de practică de laborator arată că pentru majoritatea laboratoarelor pot fi folosite „tipuri“ de clasificare a documentelor.

documentația de laborator include următoarele tipuri de „tipice“:

• organizatoric și administrativ. Ea asigură managementul performanței administrative. Această documentație poate fi împărțită în două componente: organizatorice și administrative. Documente de laborator Organizationala include documente privind organizarea de activități: furnizarea de laborator, dispozițiile subdiviziunilor (dacă există), structura organizatorică a pașaportului de laborator, fișe de post, etc. Laborator documentația administrativă conține documente referitoare la gestionarea operațională a personalului și a unităților de lucru. Aceste documente includ: ordine și instrucțiuni cu privire la activitatea de bază, comenzi pentru personal, ordinele și directivele de aspectele administrative și economice, etc. Pentru a determina compoziția documentației organizatorice și administrative, puteți utiliza prevederile „documentația clasificator Obscherumynskogo de management“ ;.
• e-mail (litere). Acest tip de documentație reflectă toate interacțiunile externe. În corespondență depuse la contactele oficiale de laborator cu alte organizații, funcționari și cetățeni. Acesta este împărțit în două componente: e-mail de intrare și de ieșire e-mail. Prin corespondență include o scrisoare oficială, lista de documente, acoperă scrisori. O greșeală comună este de a include în e-mail de intrare și de ieșire a tuturor documentelor care sunt primite sau trimise la laborator, în numele (contract, regulamente, rapoarte etc.). Această documentație se referă la o specie de laborator independent si are documentatie excelenta a sistemelor de gestionare a corespondenței;
• lege. Acesta prevede reglementarea juridică a relațiilor de laborator cu contractorii și angajații acestora. Pentru acord privind documentația juridică (pentru activitatea principală, dreptul economic, civil, contractul colectiv cu muncitorii, contractele individuale de muncă și așa mai departe.), Procurile, certificate. Reglementările legale de multe ori se referă la specificațiile și documentația tehnică a laboratorului;
• personal. Acesta reflectă problemele laboratorul de management al resurselor umane. O parte din documentația de personal este reglementată prin lege. documentația de resurse umane in activitati de practica de laborator pot fi împărțite în trei grupe: documentația de înregistrări de personal, documentația de planificare a personalului și documentația de formare;

Pentru funcționarea eficientă a sistemului de calitate, este important să se identifice tipurile de documentare a laboratorului și compoziția documentelor incluse în fiecare dintre ele. În acest scop, pot fi folosite o varietate de instrumente: înregistrări registru, inventar, structura documentului. Cu toate acestea, mai frecvent utilizate nomenclatura afacerilor.

Gama de cazuri de laborator - este un document care definește documentația, structura acesteia, unitățile și funcționarii responsabili pentru menținerea fiecare păstrare a documentelor și a documentelor. Astfel, intervalul de cazuri se leagă ierarhia nivelurilor și tipurilor de documentare.

Laboratorul de Document Management

Documentația de laborator necesită o gestionare. Guvernarea se referă la utilizarea sistematică a reglementărilor prestabilite privind documentele. Aceste norme pot fi stabilite atât în ​​ceea ce privește un document individual, și în ceea ce privește grupurile de documente.

Alocarea tipurilor de documentare și nomenclatura de redactare de cazuri pentru a simplifica dezvoltarea de reguli pentru gestionarea documentelor de laborator. Documente referitoare la aceeași specie, în cele mai multe cazuri, au un circuit de control comun.

Principalele activități ale managementului documentelor de laborator sunt:

Toate aceste acțiuni ar trebui să fie aplicate pentru a gestiona documentația de laborator. Cu toate acestea, în funcție de tipul de documente care pot fi utilizate în diferite moduri. În timpul punerii în aplicare a sistemului de calitate este necesară pentru dezvoltarea de sisteme de management pentru fiecare tip de documentație de laborator. De obicei, aceste circuite sunt reprezentate în sistemul de calitate sau hărți de proces.