tipuri de protocoale de protocol, caracteristici de design

Protocol - un document de stabilire discuții și întâlniri, reuniuni de luare a deciziilor și ședințele organelor colegiale.

O caracteristică a protocolului este că acesta este utilizat pentru a documenta activitățile organelor colegiale: timp (întâlniri, conferințe, reuniuni, comisii) și regulate (de bord al ministerelor și comisii, consilii științifice ale instituțiilor de cercetare, Președinția).

Pregătirea și executarea protocoalelor revine secretar al organelor colegiale (personal sau aleși în cursul activității lor). Secretar, împreună cu președintele organului colegial, este responsabil pentru exactitatea informațiilor conținute în raport. Acesta se întocmește pe baza manuscrisului, inclusiv stenograme sau înregistrări pe bandă ale reuniunii a progresului, precum și documentele pregătite pentru reuniunea: Agenda, texte sau rezumate și prezentări, proiecte de decizii.

Principalele tipuri de protocol:

1. Protocol scurt - remedieri discutate la problemele de întâlnire, numele vorbitorilor și deciziile luate. Se recomandă să se efectueze, în cazurile în care ședința este operațională.

3. Stenogramele este întocmit pe baza unui proces-verbal al ședinței (transcrieri) și literalmente trimite procesul de discuție a fiecărei întrebări, precum și dezvoltarea unei decizii.

Protocoalele sunt făcute cu privire la formele de organizare și să conțină următoarele detalii: numele, numele de apariția documentului, data reuniunii, un număr de protocol, locul verbal (locul întâlnirii), titlul textului, textul, semnături, revizuirea vizelor. Rubrica la textul protocolului - numele de evenimente înregistrate (întâlnire, întâlnire, întâlnire) și numele organismului colegial, a căror activitate este înregistrată.

Textul protocolului este format din două părți: introducere și de bază. Partea introductivă a textului protocolului ar trebui să arate: care a supravegheat evenimentele înregistrate; care a condus protocolul; care a fost prezent la întâlnirea (ședință, etc.), numărul de ofițeri, membri ai organului colegial care conduce ședința; care au fost invitați (dacă este cazul), la o reuniune a angajaților organizației sau de la alte organizații; ce probleme au fost discutate în cadrul reuniunii.

Informații despre liderul reuniunii, secretarul și prezentul include numele și inițialele funcționarilor specificate de următoarele cuvinte: „Președintele“, „secretar“, „Prezent“ (fara ghilimele). Pentru persoanele fizice care au invitat suplimentar la întâlnirea dintre angajații organizației, în plus față de numele și inițialele poziția afirmată deținute, cât și pentru specialiștii din alte organizații - poziția și numele organizației. Informații despre întâlnirea invitat oamenii pot fi incluse în secțiunea „Prezent“, sau într-o secțiune specială „invitație“.

La astfel de evenimente colective, cum ar fi întâlniri, există adesea un număr mare de participanți, transferul care, în textul preambul al protocolului este inadecvat. În acest caz, este o listă separată a celor prezenți la ședință, anexat la Protocolul în viitor.

Ca o chestiune de protocol, a se vedea „Prezent“ indică doar numărul total al celor prezenți, cu referire la lista anexată. Ar trebui subliniat faptul că informațiile privind „Prezent“ și „invitații“ sunt de o importanță deosebită în ceea ce privește alte secțiuni ale protocolului, deoarece afectează în mod direct validitatea documentului, arătând legitimitatea acțiunii colective. prezența unui cvorum reuniunii este reflectată în aceste secțiuni, și anume, numărul minim de membri ai organului colegial, suficient pentru a începe reuniunea (conferințe, reuniuni). În absența unor reglementări stabilite pentru acest organ colegial al unui cvorum (majoritate simplă sau 2/3) găzduirii reuniunii este inacceptabilă, deoarece deciziile sale sunt nelegitime. Cuvântul „președinte“, „secretar“, „Prezent“, „invitat“ este imprimat pe poziția zero a aparatului de imprimare, de la a 2-a pus poziția de liniute, nume scrise în cazul nominativ, apoi a pus inițialele. Numele celor prezenți și invitați aranjate în ordine alfabetică și sunt imprimate în 1 spațiere între rânduri.

Deciziile, a se vedea RESOLVED (Rezolvată). Dacă există mai multe soluții, acestea sunt numerotate cu cifre arabe, cu un punct. De regulă, fiecare decizie este însoțită de o indicație a poziției, prenumele și inițialele persoanei responsabile de punerea sa în aplicare și asigură timpul de execuție. Soluții luată în mod colectiv necesită adesea un vot. În acest caz, secțiune după RESOLVED prevede: „vot“ sau „favoare“ (în protocolul fără ghilimele), iar rezultatele votului: unanimitate sau. împotriva. abținut.

În practică, se folosește adesea o scurtate și scurte forme de protocoale care nu necesită o înregistrare detaliată a progresului discuțiilor. În procesul-verbal după eliberarea lista prescurtată un număr de serie care indică prezența sau invitat pe ordinea de zi, iar raportul este imprimat numele. Ultima linie a numelui raportului (element) este accentuat, iar sub linia (în paranteze) sunt tipărite numele vorbitorilor în ordinea prezentării lor. Numele fiecărui raport se încheie cu decizia de protocol sau reglementare. Forma scurtă a protocolului specificat doar problemele discutate și deciziile luate. Partea operativă a textului protocolului poate include un element privind aprobarea oricărui document. În acest caz, a aprobat documentul atașat la protocol și are o legătură cu numărul și data. În practică, este adesea necesar să se facă extrase din procesul-verbal. Extras din protocolul conține următoarele detalii:

- toate detaliile porțiunii de antet a înregistrării, denumirea organizației, denumirea tipului de document (extras din procesul-verbal), data (data reuniunii), numărul de protocol (numărul de serie al întâlnirii), desen (locul reuniunii);

- titlu la text;

- toate detaliile părții introductive a protocolului, „președinte“, „secretar“, „Prezent“, „invitat“, „ordinea de zi“;

- unele detalii ale părții principale a textului protocolului: „Ascultă“, „RESOLVED“, „vot“;

- detalii cu privire la partea de turnare a protocolului: recuzita „Semnătura“ include termenul „președinte“, „secretar“, inițialele și numele președinte și secretar (fără semnăturile lor personale, deoarece descărcarea de obicei, nu sunt semnate semnăturile originale și certificate de către secretarul); marca de copii certificate.

Astfel, o parte substanțială a protocolului sunt luate numai acele elemente care sunt necesare pentru a aduce în atenția oficialilor. Pentru a confirma rezultatele de fapt și de evenimente de mai multe persoane se întocmește. Actele întocmite cu privire la rezultatele auditurilor operațiunilor întreprinderii sau a unităților sale structurale și funcționari individuali, la primirea, cazuri de transfer, pregătirea documentelor pentru distrugere, instalațiile de primire în funcțiune [2; 307-312].