Cum de a evalua eficacitatea proiectelor ECM-
Să începem cu răspunsul: evaluarea efectului ECM -Projects, în esență, nu este diferit de evaluarea eficienței unui proiect, și evaluarea proiectelor IT - evaluarea oricărui proiect al companiei. Această concluzie se bazează pe o axiomă simplă: dacă este posibil să se formuleze utilitatea proiectului, este posibil să se calculeze eficiența acestuia.
atunci când sunt considerate
Uneori, companiile pot implementa tehnologia informației, aproape fără să se gândească la efectul economic. Acest lucru este posibil, în cazurile în care problemele de acoperire IT sunt evidente și au nevoie de nici o justificare suplimentară. De exemplu, achiziționarea unui calculator pentru secretarul sau implementarea sistemului contabil. Aici motivul acționează maturitatea de tehnologie, fără de care societatea pur și simplu nu pot fi considerate eficiente.
În alte cazuri, efectul este aproape imposibil de a calcula, deși nevoia de implementare este dincolo de orice îndoială. Și, uneori, efectul de numărare mai scumpe tehnologia in sine (cum ar fi acordarea angajaților acces nelimitat la Internet).
În toate aceste cazuri, accentul se pune pe mai multe costuri ale proiectului de decizie și potențialul, de exemplu, la cât de ușor cu ajutorul sistemului implementat va aborda alte obiective ale companiei. soluție IT ales de raportul „preț / calitate“, mai degrabă decât „efectul / cost“.
Cu toate acestea, EDS și soluții bazate pe ea nu poate fi întotdeauna atribuită sistemului, în ceea ce privește efectul că totul este clar. Noi (un grup de analiști și consultanți companie DIRECTUM) a încercat să rezolve problema de evaluare a impactului economic al introducerii SED.
Numărătorul ROI pentru ECM-sisteme
Pentru proiecte IT, în cazul în care sistemul ECM sau pe baza deciziilor sale este esențială, este dificil de a evalua efectul monetar specific. EDS este percepută ca sistemele de infrastructură, efectul este, cel mai bun caz, descrie în cuvinte, cu acuratețe. EDS „va reduce consumul de hârtie“, „să asigure transparența informațiilor“ - limbajul tipic găsit în prezentările privind justificarea proiectului.
Cu toate acestea, sistemul ECM și pe baza cererilor lor de afaceri abordează o gamă largă de probleme de afaceri în cazul în care consideră o întoarcere este posibilă și necesară. Și într-o aplicație clasică a (documentele organizatorice și administrative, arhiva electronica) impactul economic este estimat bine.
Care este avantajul economic, ceea ce el numește, ceea ce este nevoie? Evaluarea cantitativă mai clară este rentabilitatea investiției (ROI Evaluare și Feedback - perioada de amortizare) se calculează costul de proprietate al tuturor timpurilor și revine estimate pentru același timp. Perioada de timp - această perioadă de timp egală cu efectul suportate de momentul în care costul total, adică rentabilitatea investiției = 1 ...
ROI face posibilă pentru a înțelege dacă un proiect IT va plăti pentru sine, și dacă există variante (proiecte diferite sau oferte diferite de la diferiți furnizori), care proiectează mai profitabil să investească.
Efectul economic în evaluarea ROI - este numărătorul, costurile - numitorul. Cu costul proiectelor IT este mai mult sau mai puțin clare: ia în considerare TCO, excluzând costul sistemului dobândit, de formare, punerea în aplicare, echipamente, administrarea și susținerea sistemului în timpul perioadei proiectului. Cu efect este mult mai dificil. Aș dori să evalueze nu numai calitatea (exprimată în cuvinte) și clar (salvarea a mii de topuri de hârtie pe an) efect, dar, de asemenea, pentru a înțelege toate aspectele legate de impactul punerii în aplicare a soluțiilor IT pentru companie, obiectivele și procesele sale.
Impactul asupra indicatorilor strategici și efect direct
Am identificat două clase de efecte care pot aduce soluții IT, inclusiv EDS și soluții bazate pe ea. Primul - efectele economice directe. Aceasta include impactul asupra veniturilor (care, cu toate acestea, mai puțin frecvente pentru SED) sau o reducere a costurilor, în special costurile proceselor interne.
A doua clasă de efecte - impactul asupra indicatorilor strategice ale companiei, cum ar fi productivitatea muncii, calitatea serviciilor și a altor indicatori clasici ai BSC. Este clar că, pentru a calcula în cifre gradul de influență al IT-proiect „global“ de performanță este practic imposibil. Deci, este imposibil să se susțină că stabilitatea financiară a companiei a crescut cu 12%, ca urmare a introducerii ECM-sistem.
Există mai multe motive. În primul rând, sute de evenimente mici și mari au loc în companie, care afectează cifrele. Avem nevoie de o analiză complexă multi-factor al modificărilor care ar putea fi mai scump sistem. În al doilea rând, modificările introduse de către sistem, și impactul asupra indicatorilor globali va fi amânată în timp. Luați în considerare indicatorii globali nu au nevoie de rezultatele unui anumit proiect, și din timp în timp, lună după lună, urmărirea și analiza dinamicii îmbunătățirile făcute în timpul acestei soluții de timp.
Cu toate acestea, pentru a afla pe care indicatorii globali încorporate soluții IT va avea un impact, putem. Astfel, automatizarea de aprobare și control al contractelor îmbunătățite de indicatori, cum ar fi „satisfacție“ sau „costul serviciilor pentru clienți“, și altele.
Trecerea la estimările cantitative
Un alt lucru - efectul direct, în ceea ce privește posibilitatea de a obține estimări cantitative, deși este de obicei un efect direct descrie vânzătorii în caracteristicile de calitate. Reducerea pierderilor de documente, pentru a simplifica studiul condițiilor de contracte, depozitare centralizată a tuturor documentelor - suna cunoscut? Efecte similare pot fi transformate în cantitativ. Am identificat patru din strategia de tranziție de la calitative la efecte cantitative, fiecare dintre ele trebuie să reformuleze utilitatea inițială (efect de calitate) în ceea ce privește efectul cantitativ: ·
- proces mai ieftin (prin reducerea complexității optimizare); ·
- ieftinirea tranzacțiilor individuale (recuperare, pentru a accesa date și alte operațiuni comune, care sunt dificil de a se referi la procesele); ·
- reducere a riscului (probabilitate ca și consecințe, exprimate în termeni monetari, înseamnă, de obicei, în cazul în care cuvântul „transparență“); ·
- economisirea de resurse materiale (hârtie, consumabile).
În tranziția de la calitativă a efectului cantitativ poate fi mai întâi transformată într-o pluralitate de secundă. Atunci când efectele formulate alocarea de „motive de cost“ (problema) și „caracterul, costul de volum“ (rezultat). Următorul tabel prezintă exemple ale tranziției de la formulările calitative utilitate cantitative.
Efecte în mod convenabil grupate în funcție de obiectivele de afaceri, deoarece este pentru soluțiile lor și sistem încorporat. Exemple de astfel de soluții folosind DIRECTUM - „Managementul Contractelor“, „arhiva financiar“, „Document de Proiect“, etc. Pentru comoditatea de calcule, putem evidenția caracteristicile cantitative ale provocărilor de afaceri: numărul de documente, durata operațiunii de control, costul mediu al orelor de lucru ale capului, și așa mai departe .. d. Ei au investigat întreprinderea, sunt fixate (de exemplu, sub formă de profile) și servesc drept bază pentru calcularea efectelor cantitative.
efect de valoare monetară
De la introducerea SED, vorbim despre economie, efectele de afaceri în termeni monetari ar trebui să fie luate în considerare ca diferența dintre costul pentru punerea în aplicare a soluțiilor IT și a costurilor după introducerea acestuia. Pentru fiecare tip de efecte aplicate abordarea lor la evaluarea economiilor de scară.
ieftinirea procesului se măsoară la costul procesului. relativ metoda expert grosieră poate fi utilizată pentru a evalua schimbările în costul procesului (care, totuși, dă rezultate rapide și destul de precise), sau de a folosi analiza valorii și simulare.
privind operațiunile de economii este estimat pentru a reduce intensitatea forței de muncă; Puteți utiliza măsurători directe sau estimări ale experților.
Reducerea costurilor de materiale, de obicei, nu produce dificultăți în calcule. Trebuie remarcat faptul că nu ar trebui să fie limitat la hârtie și consumabile; la costurile materiale trebuie să se facă referire și plata oricăror resurse externe, cum ar fi costul de stocare din afara amplasamentului și confiscarea documentelor.
Complexitatea este evaluarea riscurilor. În cazul în care organizația nu se confruntă cu riscul de cereri de reglementare non-conformitate, nu a pierdut documente, aceasta nu a perturbat acordul din cauza negocierii lung - este dificil să se înțeleagă beneficiile oferite de sistem, reducerea acestor riscuri. Pe de altă parte, în cazul în care a avut loc un astfel de eveniment, este dificil de a obține informații cu privire la faptele și consecințele evenimentelor adverse ale organizației. Poate de aceea orice evaluare va părea prea mare, dar important al aspectului lor: compania și directori sale vor vedea mai multe beneficii ECM-proiect.
Efecte de influență reciprocă
La alocarea și calcularea efectelor ar trebui să fie luate în considerare și influența lor reciprocă, precum și diverse „antieffekty“.
De obicei, reducerea riscului duce la o creștere a costului procesului. Creșterea costului operațiunilor este posibilă datorită cheltuielilor insuficiente privind echipamentele sub SED. Sau, dimpotrivă, noi costuri materiale și de timp - servere, stații de lucru client, administratorii timp de lucru - care poate crește costul total de proprietate.
Acesta este un punct important: uneori, puteți înțelege rezultatele unei evaluări preliminare, că proiectul nu este necesar sau că ar trebui să reconsidere scopul și domeniul de aplicare. Uneori este mai ușor de a pune sus cu riscurile decât costul de asigurare a unei creșteri constante a costurilor.
Ordinea de evaluare
Când și cine ar trebui să fie evaluate? În mod ideal, ar trebui să realizeze evaluarea de client se mai puține probleme cu confidențialitate, pentru a obține datele originale. Dar acest lucru necesită un simplu și de înaltă calitate, metodologii de sunet. Lucrăm la ea; pentru o serie de decizii de afaceri (contracte, facturi pentru aprobare, papetărie, etc ..) și-a stabilit deja un link-uri de bibliotecă efecte calitative și cantitative ale efectului determinat pe BSC-valori.
Folosind acest lucru, putem merge două moduri. În primul caz, în cazul în care o organizație a subliniat obiectivele strategice și obiectivele, putem determina ce efectele deciziilor de afaceri pe baza SED sunt fundamentale pentru organizație și, prin urmare, putem evalua efectele directe cele mai semnificative în domeniile relevante. Pe baza acestor date mai ușor de a stabili obiective ale proiectului, nu a pulverizat, și concentrându-se pe cele mai eficiente schimbări în procesele.
A doua cale - revenirea la prima, evaluăm ce va fi maximizate efectele directe ale soluțiilor IT în cadrul organizației. Pe baza acestora, stabilit obiective de proiect IT, și solicită, de asemenea, clientul, care indicatorii globali vor îmbunătăți în timp, ca urmare a unei astfel de lucru.
Această evaluare este efectuată înainte de punerea în aplicare. Desigur, după introducerea este de asemenea posibil să se monitorizeze și să evalueze modificările reale.
Unele dintre rezultatele și concluziile
Acum, mai multe proiecte de portofoliu noastre evaluat de tehnica dezvoltata. Figura prezintă ponderea diferitelor tipuri de efecte în efectul financiar global al care aduce SED introdus în diferite companii pe diferite sarcini.
Este posibil să observați că efectele clasice care spun vânzătorii EDMS nu sunt întotdeauna cele mai importante: de exemplu, economisind costurile materiale în automatizarea proceselor contractuale și a documentelor organizatorice și administrative este minimă. O proporție semnificativă a efectelor reducerii riscului și pentru a reduce costurile de operare.
Cu toate acestea, așteptăm cu nerăbdare dezvoltarea practicilor de evaluare a proiectelor și a noilor statistici, care va ajuta companiile clienților abordare mai sensibilă și echilibrată a deciziilor de selecție a proiectelor de stabilire a obiectivelor și priorităților lor.
Exemple de tranziția de la afaceri la efectele caracteristicilor cantitative
tipul de efect (strategie)
Schimbarea atitudinii față de tehnologia cloud - sunt evidente. Dar suntem interesați să vedem mai multe detalii pe piața SGDE, The ...
soluție analitică universală, ca parte a EDS CompanyMedia, axat pe colectarea, agregarea, procesarea și ...
„InterTrust“ Compania se extinde gama de servicii pentru a asigura legitimitatea utilizării documentelor electronice ...
Creșterea economiei digitale conduce la schimbări rapide și majore în cadrul organizațiilor. departamentele IT se confruntă cu cereri pentru a oferi utilizatorilor de aplicații și servicii mai rapide.
Într-o eră a mobilității și norul este nu numai cu privire la furnizarea în timp util a cererilor, ci și pe simplificarea proceselor, accelerarea punerii în aplicare a sarcinilor de lucru.
Potrivit unui raport recent al Aberdeen Group «Valoarea de actualizare ERP: managementul tehnologiei moderne,“ compania, implementarea ERP-sistem modern semnificativ inaintea competitorilor lor.
Dab Pompe - cel mai important furnizor de echipamente, care produce anual 3 milioane de pompe de apă acționate.
La un moment în care datele devine un activ valoros pentru mediul de afaceri, protejându-l transformă într-una dintre cele mai importante sarcini. Produsele companiei permit Veritas să o rezolve în mod eficient în orice, sistemele de informații pentru clienți de configurare.