Cum de a evalua eficacitatea unui proiect de automatizare

CEO al „convertor“

Introducerea unui sistem de informații pot fi considerate de succes în cazul în care sarcinile finalizate la timp și nu există nici un depasiri de buget. Cu toate acestea, în practică, nu întotdeauna se întâmplă. Potrivit reprezentanților companiilor românești nu ar trebui să se grăbească să accepte proiectul un eșec dacă nu sunteți mulțumit de rezultate. În primul rând, să analizeze ce eșecuri cauzate de piesa faptul că procesele de afaceri nu au fost formalizate în compania dumneavoastră. Poate că acest lucru explică creșterea în finalizarea cheltuielilor funcționale și executarea rapidă insuficientă a tranzacțiilor.

Utilizați walkthroughs:

situație

În acest caz, în scopuri de estimare au fost următoarele:

• Analiza eficienței costurilor materiale și forței de muncă;
• detecta punctele slabe ale programului, costul de planificare de dezvoltare și de servicii suplimentare;
• atribuirea echipei de proiect.

Î: Cum pot evalua eficacitatea unui proiect de automatizare?

Alexei Smirnov,
Senior Manager IT-proiecte "TNK-BP BiznesServis" (București)

proiect de automatizare poate fi considerat succes dacă sarcinile finalizate la timp și nu există depășiri de buget semnificative. Controlează calitatea proiectului ar trebui să fie în două aspecte - în raport cu produsul final (adecvarea funcțională, siguranță și fiabilitate) și managementul proiectelor (economice, de timp și de alte criterii).

Prin urmare, pentru o evaluare obiectivă a punerii în aplicare a sistemelor automate, aș recomanda utilizarea unei analize plan de-fapt, a comparat, în special:
- obiectivele proiectului și rezultatele: cum să pună în aplicare sarcina, dacă sistemul este pe deplin corespunde cu cerințele clientului originale (specificație). De asemenea, evaluat materialitatea făcut în cursul modificărilor proiectului, impactul lor asupra termenelor și costurilor proiectului;
- bugetul proiectului și costurile reale;
- datele actuale și planificate ale programului de implementare a proiectului.

Calitatea performanței sarcinilor pe care le are sens să evalueze nu numai finalizarea proiectului, dar, de asemenea, în cursul punerii sale în aplicare. Acest lucru vă permite să efectuați ajustări rapide la punerea în aplicare a proiectului, pentru a obține cele mai bune rezultate.

Rezultatele evaluării punerii în aplicare a sistemelor informatice pot fi utilizate în managementul portofoliului de proiecte pentru extragerea de experiență de proiect pozitiv 1.

Irina Gridneva,
șef al departamentului financiar al companiei „Pliva Rus“ (București)

Deoarece randamentul calculat investițiilor este dificil, atunci când se evaluează eficiența proiectului de automatizare implementat Vă recomandăm să se concentreze asupra gradului de realizare a sarcinilor. Criteriile pentru implementarea cu succes a CSI poate servi și alți indicatori cantitativi și calitativi.

Printre calitatea aș individualizeze următoarele:
- reducerea riscului de erori în noi utilizatori ai sistemului printr-un simplu și clar instrucțiunile de utilizare;
- simplitatea de introducere a datelor de către specialiști din diferite părți și reducerea costurilor forței de muncă reprezentând un control suplimentar al costurilor (se efectuează numai în etapa de acceptare);
- expandarea set de parametri utilizați pentru analiza costurilor (de exemplu, regiuni transversale ale produselor);
- îmbunătățirea calității deciziilor administrative, ca urmare a mai rapide (în timp util) să furnizeze informații șefilor de departamente.

Măsurile cantitative includ:
- reducerea timpului de pregătire a situațiilor financiare;
- reducerea forței de muncă din cauza lipsei necesității de intrare dublu de date;
- reducerea ratelor dobânzii efective la împrumuturi, ca urmare a planificării mai exacte și alocarea fluxurilor de numerar.

Dmitri Kachanovskii.
CFO Podolsk chimic al uzinei metalurgice (regiunea Moscova).

Există patru criterii principale pentru evaluarea rentabilității implementării sistemelor informatice: viteza de procesare a datelor, precum și părțile interesate de raportare pentru a reduce numărul de erori în timpul introducerii datelor în program, economii de costuri legate de raportarea întocmirea, de audit ei, precum și reducerea numărului de angajați. Să ne insista pe ultimele două componente ale succesului proiectului.

De obicei, companiile de audit se aplică rate mai mari de servicii pentru întreprinderile care nu au suficient automatizate procesele de raportare, deoarece este necesar să-și petreacă mai mult timp la dispoziție și procesarea interogărilor. În mod similar intră și companiile care furnizează un audit de sistem de calitate ISO 9001. Servicii În experiența mea, de raportare, de automatizare poate salva în mod semnificativ de audit (aproximativ 6-8%).

Prin automatizarea procedurilor de rutină (de exemplu, controlul corectitudinii datelor introduse) a lansat o anumită parte a personalului companiei, se poate efectua reduceri de personal, dacă este necesar. economii aproximative, în acest caz, nu este greu de găsit. De exemplu, salariul mediu lunar al angajatului 17000. Frecați. Având în vedere costurile materiale pentru organizarea de locul său de muncă și plata taxei sociale unificat angajatului costurile companiei de aproximativ 30200. Frecați. pe lună, respectiv, 362400. pe an.

Ekaterina Emelyanova.
CFO "Element Leasing" (București)

Din păcate, metodologie unitară de evaluare a eficienței proiectelor de automatizare nu există. Mult depinde de domeniul de aplicare și amploarea proiectului. Pentru implementări locale, care rezolvă o problemă, punerea sa în aplicare și va servi drept criteriu de evaluare. Proiectele la scară largă este estimat pentru a atinge fiecare obiectiv. Este important să se utilizeze la maximum de indicatori cuantificabili ca evaluarea „Da, problema este rezolvată“ este subiectivă.

Nu judeca de lista de procese automatizate cu succes, precum și pe rezultatele obținute. De exemplu, în cazul în care scopul IT-proiect a fost de a accelera de facturare, apoi, rezumând, este necesar să se compare numărul de conturi cu o zi înainte și după automatizare. De exemplu, mai devreme abonat la 50 de conturi pe zi, acum putem expune până la 50 mii. Odată cu introducerea sistemului de planificare bugetară a estima rata de trecere a bugetelor și numărul de scenarii, care sunt susținute de program. Așa cum poate fi utilizat un indicatori financiari universal pentru orice execuție proiect de automatizare (peste) a bugetului, precum și costul mediu al unei singure tranzacții.

Indicatori cantitativi ai soluție cu succes a problemelor suplimentate de calitate: convenabil sau nu, este clar sau confuz, dificil sau ușor. Ia aceste caracteristici pot fi, după ce a cheltuit toți utilizatorii sondaj - angajații implicați în proces automatizat. Dacă în același timp, vă așteptați pentru a obține rezultate adecvate unei inspecții cât mai aproape posibil la proiectarea chestionarului.

În primul rând, întrebările la care trebuie să fie legate la cerințele funcționale corespunzătoare din caietul de sarcini. De exemplu, în cazul în care cerința a fost formarea unui raport specific, puteți întreba dacă formatul de raport este util în cazul în care raportul în sine este clar, dacă există suficiente informații.

În al doilea rând, se recomandă să se dezvolte mai multe profiluri pentru diferite grupuri de utilizatori. De exemplu, pentru cei care alcătuiesc bugetul, și cei care-l revendica. În al treilea rând, nu au nevoie pentru a reîncărca profilul. Este mai bine dacă numărul de întrebări nu va depăși 15, iar cele mai multe dintre ele vor fi închise. În caz contrar, este posibil ca chestionarul să fie completat „dezabonare“.

Am act de faptul că în cazul în care societatea nu este mulțumit de punerea în aplicare a programului ( „nu funcționează așa cum ne-am dori“), ar trebui să nu vină imediat la concluzia că eșecul proiectului. În primul rând, să analizeze ce parte a eșecului este cauzată de faptul că nici un proces de afaceri formalizate în cadrul companiei.

Ivan Pirozhkov.
CFO "Ancor" persoană care deține (București)

Dacă automatizarea mai multe procese, indicatorul eficienței punerii în aplicare poate fi un grad de realizare a obiectivelor în fiecare dintre ele. Succesul proiectului va consta în evaluarea rezultatelor fiecărui proces.

În special, aș recomanda ca la evaluarea rezultatelor automatizarea contabilității inițiale de prelucrare a datelor și de raportare de management, folosind următoarele criterii-cheie:
- cum se rezolvă problema păstrării și prelucrării prerogativelor inițiale într-un singur depozit, indiferent de numărul sau distribuția geografică a „punctelor de intrare“ - CFA, departamente și sucursale;
- Are IT-sisteme pentru a obține rapoartele necesare la timp;
- în ceea ce privește rapoartele de gestiune a cererii generate de sistem;
- dacă setarea manuală înregistrare este exclusă;
- Cum de a reduce durata de pregătire și aprobarea rapoartelor;
- ceea ce este economiile de costuri din salariile personalului în cauză (în termeni relativi, în ceea ce privește veniturile companiei pentru anul).

În opinia mea, pentru a evalua eficacitatea proiectului ar trebui să nu imediat după încheierea formală a acestuia, iar după trei până la șase luni după ieșirea sistemului la capacitate maximă.

Paul Borovkov.
General manager de proiect SC "INTALEV"

Criteriile de evaluare a eficacității punerii în aplicare a sistemului automatizat poate fi împărțit în cantitativ și calitativ. Criterii calitative caracterizează modificări ale proceselor organizaționale care au avut loc în cadrul companiei ca urmare a proiectului de automatizare. De exemplu, în cazul în care proiectul se referă numai la un anumit departament, acesta a fost finalizat, este necesar să se asigure că toți angajații acestui departament sau o mare parte din funcțiile sale de bază în noul sistem.

Parametrii tehnici ai noului sistem poate fi evaluată utilizând criterii cantitative, cum ar fi, de exemplu, stabilitatea (numărul de defecte și eșecuri detectate în timpul unei anumite perioade de timp, corectarea vitezei și eliminarea acestor erori de sistem) sau productivitatea (numărul operațiunilor efectuate în sistem pentru o perioadă dată timp pentru a îndeplini cerințele de viteza de procesare). În special, pentru proiectul de automatizare a criteriului de raportare de management poate fi următorul sistem :. contabilitate al societății în ultima lună produce 500 de mii de tranzacții, prin transfer această cantitate de date în modulul de management nu trebuie să dureze mai mult de opt ore.

Dacă ieșirea sistemului îndeplinește criteriile calitative și cantitative de bază, proiectul de automatizare poate fi considerat un succes. Cel mai important, o listă de criterii ar trebui să fie dezvoltate în etapa inițierii și planificarea proiectului.

Nadejda Mudritskaya.
Director adjunct al Departamentului de Finanțe al rețelei de supermarketuri „Paterson“

Evaluarea gradului de realizare a proiectului de automatizare a sarcinilor, să acorde o atenție la modul în care sistemul informatic a afectat lanțul de valori în întreprindere. Cum ea a devenit mai scurtă ca și costuri mai mici compania. Ca nou sistem de impact oportunități de informații cu privire la relațiile cu partenerii, schimbări în politica de achiziții sau de strategie de vânzări. În analiza bugetului proiectului, ia în considerare nu numai ponderea costurilor suplimentare cu privire la funcționalitatea de finalizare, dar, de asemenea, în măsura în care aceste îmbunătățiri sunt necesare și justificate pentru mediul de afaceri.

Soluția de la compania „convertor“

In compania noastra, succesul unei decizii de automatizare proiect sa bazat pe ambii indicatori obiectivi și subiectivi.

Ca un criteriu obiectiv, următoarele: măsura în care obiectivele, protecția distorsionare informațiilor pe măsură ce tastați, nevoia de noi consultanți de proiect de servicii de sprijin, precum și frecvența referiri la ele. costul proporțional al proiectului și domeniul de aplicare a sarcinilor departamentului de - În plus, criteriile și financiare aplicate.

Punerea în aplicare a sarcinilor. Punerea în aplicare a „1C: Comerț de Management 8.0“ a avut ca scop automatizarea contului administrativ (de exemplu, înregistrări ale veniturilor și în contextul costurilor proiectului curente și consolidarea rezultatelor financiare ale grupului de firme), pentru a obține o evaluare obiectivă a personalului de vânzări, crearea de sisteme electronice de gestiune a documentelor. Sarcini referitoare la contabilitatea de gestiune au fost puse în aplicare pe deplin.

Cu toate acestea, în operațiunea a fost identificat ca fiind un dezavantaj major: consultanții propuse în cadrul formatelor noastre cerințe stricte asupra rezultatelor financiare ale proiectelor și rapoarte asupra grupului ca întreg au fost oarecum greoaie. Procesul de formare a acestora supraalimentat stația de lucru a utilizatorului și a durat aproximativ o oră.

Frecvența trimiterilor la consultanți pentru servicii de sprijin. De-a lungul perioadei de trecut, de aproximativ un an, a existat doar două motive pentru a invita consultanți pentru a elimina defectele din program. Cred că este un fapt pozitiv, confirmând calitatea performanței muncii și corectitudinea planificării proiectului.

Costurile comensurabilitatea. Acest criteriu a fost introdus înainte de punerea în aplicare a proiectului în faza de planificare.

Odată ce lista a fost format pentru a face față provocărilor, am studiat ofertele disponibile pe piață pentru a vedea cât de multe companii vor gestiona punerea lor în aplicare pe baza sistemului informațional național. Astfel, cadrul pentru proiectul IT buget, inclusiv costurile suplimentare de service. Aceste date au fost monitorizate în cursul punerii în aplicare. De exemplu, în cazul în care ajustarea proiectului a condus la creșterea semnificativă a prețului său (10%), am luat decizia, în cazul în care modificările de date, sau puteți face fără a le este necesar. După finalizarea proiectului, a estimat valoarea totală a depășirilor de buget.

Indicatorii subiectivi am clasificat evaluarea de către utilizatorii de comoditatea a interfeței, ușurința de administrare, viteza de procesare a datelor și generarea de rapoarte, calitatea acestora din punctul de vedere al consumatorilor (exhaustivitatea și acuratețea informațiilor, vizibilitate și așa mai departe.).

După ceva timp după începerea funcționării complete a sistemului informațional, toți utilizatorii să completeze un chestionar scurt, care enumeră pretențiile sale la program. rezultatele sondajului au fost rezumate șeful echipei de proiect. deficiențele identificate au condus la formularea de consilieri de locuri de muncă cu privire la programul de îmbunătățiri necesare.

Implementat în proiectul de automatizare al companiei a fost recunoscut ca fiind, în general, de succes și aclamat de patru plus, iar membrii săi au fost considerate demne de premii.

Potrivit directori financiare, a implicat în mod repetat în FES proiecte de automatizare, introducerea sistemelor informatice în cadrul companiei - un proiect de investiții complet, deci trebuie să fie la fel de grave cu privire la evaluarea eficienței acesteia. Criteriile de evaluare are sens pentru a formula etapa de punere în aplicare a planificării, să le ia în considerare în pregătirea sarcinilor tehnice și economice, precum și principalul (performanță de calitate a sarcinilor, termene și buget) pentru a monitoriza pe tot parcursul proiectului.