Cum de a raporta informații de afaceri
Cum de a raporta informații de afaceri
Aspecte tipice de scrisori de afaceri sunt utilizate în text, pe baza necesității termenului practic definit, cum ar fi situația de vorbire. Pentru noțiunea corespondență de afaceri situație de vorbire include următorii factorii necesari (Fig. 1).
Principalii factori de vorbire obiectiv situație
│Informirovanie│ │Podderzhanie otnosheniy│ │ │ Impact
În diagrama evidențiază obiectivul principal factori situație de vorbire, inclusiv, probabil, cel mai important factor este scopul. Ca obiectiv clar deliberată și bine definit - baza succesului de comunicare, este alimentat sub formă de formule de vorbire a cuvintelor cheie, care este un verb-acțiune: cere să informeze cererea de oferta, etc.
Obiectivele de vorbire se referă la necesitatea de a:
(B) să încurajeze la acțiune - decizia problemelor susceptibile de a participa la ceva, ajunge să facă măsurile necesare;
(C) documentul, da statutul juridic al unui eveniment (de obicei, o tranzacție financiară);
(G) pentru a sprijini relația de afaceri, pentru a le face mai durabile.
│V din cauza modificărilor prețurilor la energie, vă rugăm să aducă v│
În acest caz, motivația trebuie să respecte principiul suficiență, și acțiune verbală ar trebui să fie pusă în aplicare într-un convingător și politicos.
│My ar fi încântați să primim răspunsul cel târziu. │
│S încântat să vă informeze. │
│Trebuem rambursa imediat datoria. │
│Glubokouvazhaemy Dmitry! │
│Uvazhaemy Dl Kutyu. │
│Uvazhaemy Vladimir Ye. │
│Uvazhaemaya Marina Alekseevna! │
respect │S, Barabin EL │
Luând în considerare prima teză a scrisorii, vom alege nu numai declarația de design, dar, de asemenea, tonul său. Este acesta din urmă determină de multe ori alegerea mijloacelor lexicale:
│Pozvolte vă informa. │
│My încântat să vă informeze. │
Notă │Primite. │
│Dovodim atenției. │
Rolul de comunicare - este rolul inițiatorului dialogului scris și respondentul. scrisoare de inițiativă să se răspundă - în practica de afaceri sunt scrisori comerciale. Iar răspunsul aveți nevoie de cât mai repede posibil, de preferință în termen de trei zile. Întârzierea maximă de răspuns nu trebuie să depășească 10 - 12 zile.
pozițiile de rol inițiator și responder sunt puse în aplicare în mesaj text scrisoare sub formă de formule de intrare stabile:
│Nastoyaschim răspuns la scrisoarea dumneavoastră. de. │
│Otvechaem la solicitarea dvs. pentru furnizarea de piese de schimb de la. │
│Pozvolte vă oferă. │
│Proshu pentru a trimite mostre de materiale. │
Și în scrisorile-răspunsurile necesare pentru a repeta formularea scrisorii de inițiativă. De exemplu, o scrisoare de răspuns, care conține o negare a cererii sau respinge propunerile elaborate de schema:
1) repetarea cererii;
2) motivele pentru care cererea nu a putut fi acordat sau de ce propunerea nu poate fi acceptată;
3) o declarație de eșec sau de respingere propuneri.
│Na solicitarea dvs. pentru o marjă suplimentară de tranzacționare taxa pe uchebniki│
│soobschayu că între Departamentul principal de activitate al Educației a regiunii i│ Samara
Marja │torgovuyu de 25% Departamentul de Educație nu va. │
În concluzie, mesajele de acțiune sunt adesea folosite fraze care indică timpii de răspuns dorit:
│S cu nerăbdare să scrisoarea dumneavoastră. │
│Prosim să răspundă cât mai curând posibil. │
│Prosim să răspundă în termen de două săptămâni. │
│Proshu trimite înapoi un răspuns la e-mail. │
scrisori proactive care nu necesită un răspuns obligatoriu:
Să considerăm una dintre aceste tipuri de inițiative de scrisori - scrisoarea mesajului. Dacă aveți nevoie să transferați parteneri (colegi, clienți) informații despre evenimente sau fapte de orice importanță pentru punerea în aplicare a activității de afaceri (persoana sau organizația pe care o reprezentați în calitate de funcționar), în acest caz, puteți compune o scrisoare, care practicile de afaceri numit scrisoarea mesajului.
Particularități ale mesajului scrisoarea este alocarea de tratament. De obicei, acest lucru se realizează în două moduri:
1) oferta inițială este deschisă de cuvântul „informează“ ( „informează“);
2) în locația în cadrul textului pentru a specifica caracterul literelor alocate sau cu majuscule îngroșate (informați, să raporteze).
În titlul textului cuvântul „mesaj“, de regulă, nu poate fi impusă.
Structura mesajului litere nu este întotdeauna caracterizat printr-o diviziune clară în paragrafe. Volumul text, în cele mai multe cazuri se ridică la jumătate de foaie de dactilografiat. Următoarele variante ale structurii de organizare a mesajului:
1) un rezumat al meritelor comunicării în primul paragraf și prezentarea informațiilor legate de - al doilea și punctele ulterioare;
2) o declarație detaliată a esenței mesajului în unul sau două paragrafe și prezentarea inițială a informațiilor aferente - în următoarele paragrafe;
În ceea ce privește mesajul principal, atunci conținutul lor este cel mai caracteristic o declarație clară și explicită a esenței informațiilor raportate. Ordinea de prezentare poate fi relativ liber (Fig. 2 - 5).
│ Firm "Prime" │
│ Stimate domnule Ivanov! │
│ Ca răspuns la raportul dvs. de apel, care în prezent rukovodstvo│
│predpriyatiya consideră că revizuirea necorespunzătoare a ordinului de plată po│
│Vas reveni la discutarea acestei probleme în curs de pregătire proekta│
│ Director Comercial "Jersey română" Fabrica de │
│ fabrică "Jersey română" │
│ Glubokouvazhaemaya Oksana Stanislavovna! │
│ Ca răspuns la dorința exprimată de tine în scrisoarea anterioară, │
│ Anexa: "Acordul de proiect" în format electronic, pe CD, inv.│
│ Cu adânc respect, │
│ director general al firmei „Prime“ │
Scrisoare post prezentarea
documentația de raportare de rutină
│ Departamentul de securitate propriu │
│ prezinte propuneri pentru îmbunătățirea sistemului informatsionnoy│
│ Apendice: "Propunerile" în format electronic, pe CD-uri, inv.│
│ șef ramură N 1 │
│ │ informații ramură de securitate
Răspunsul la un mesaj în legătură cu prezentarea
documentația de raportare de rutină
│ Șef al sucursalei N 1 din „Dragmetallsbyt“ │
│ I trimit observații la propunerile privind îmbunătățirea sistemy│
șef adjunct │ │
│ companie de securitate privată „Dragmetallsbyt“ │
Pentru a dezvolta mesaje de scrisori, precum și pentru a pregăti alte tipuri de corespondență de afaceri, puteți utiliza fraza, clișeele și forma stereotipe (Tabel. 1). Apariția de scrisori stencil au fost asociate cu necesitatea de a rezolva același tip de situații problemă în producție, transport, comerț. texte sau texte standard Analogi și litere stenciled sunt rezultatul inițial al standardizării limbii de scriere de afaceri.
pentru a dezvolta mesaje de mesaje text
│ A. formularea principal: │ B. auxiliară formulare: │
│Soobschayu (să anunțe) pentru tine. │- Pentru informarea dumneavoastră, acest lucru. │
│- pe (e faptul). │- ghiduri pentru utilizare │
│- loc în jurul a luat. │v lucru. │
Schimbări în │-. │- pot trimite pentru a ghida │
│- necesitatea. │v activitatile de zi cu zi. │
│- faptele. │- depusă în conformitate cu │ dvs.
│- cu privire la măsurile luate de noi. │ukazany. │
│- privind rezultatele preliminare. │- factorilor de decizie │
│- despre a ajunge la compania finală │vashey. │
│dogovorennosti cu. │- Informații pentru │ dvs. de conducere
│Predstavlyayu. │- că avem datoria de a informa ia în considerare. │
│- informații. │- Noi credem că este necesar pentru a trimite │
│- oferă pe. │- Avem onoarea de a introduce. │
│- listă. │- Luăm udovolstvie│ speciale
Materiale │-. │soobschit tu. │
│- raport cu privire. │- Recunoaștem urgent │
│- act. │neobhodimosti vă oferă │
│ │- Am găsit posibilitatea de a, │
│Napravlyayu. │chtoby te trimite imediat. │
│- extract din ordinul. │ │
Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că, din cauza încălcări ale standardelor de scrisoare de afaceri nu rupe încă nici o afacere. Mai mult decât atât, este literă sau litere care reflectă aspectul unic al companiei și activitățile sale, și să aducă succesul non-standard.
semnat de imprimare