întâlnire pregătirea și executarea protocoalelor
New Page 1
Protocol ca o reflectare a metodei de luare a deciziilor colective
Procesul-verbal al reuniunii este utilizat pentru documentarea activităților organelor colegiale și consultative (placi, consilii, comitete, reuniuni, întâlniri, etc.), atât permanente și temporare. Adesea, procesele-verbale ale ședințelor sunt efectuate la întâlniri de afaceri, negocieri pentru stabilirea acordurilor încheiate de părți sau de alte condiții dezvoltate în comun.
Procesul-verbal al reuniunii - un document care conține o înregistrare consecventă de discuții și întâlniri de luare a deciziilor, întâlniri, conferințe, întâlniri, colective sau de organisme consultative.
Procesul-verbal al reuniunii reflectă activitatea deciziilor de dezvoltare și gestionare comune. Deciziile colective tind să fie cele mai importante și fundamentale probleme în organizație, care necesită o discuție colectivă, de colaborare și de decizie.
Metoda colegială de luare a deciziilor utilizate în activitatea practic orice organizație, indiferent de forma juridică de organizare și natura activității. de exemplu, în organizațiile cu o societate pe acțiuni, adunarea generală a acționarilor care acționează pe baza colegialității, Consiliul de administrație (Consiliul de Supraveghere), Consiliul, Comisia de Audit, Comisia de numărare. În plus, orice organizație cu organul executiv unic, cum ar fi CEO-ul, poate fi creat Directorat, consilii, comisii pentru a discuta în comun și pentru a aborda diverse aspecte ale organizației.
Faza pregătitoare
Reuniunea a corpului colegial este precedată de înregistrarea participanților, care se poate face în diferite moduri: prin înregistrarea numelor celor prezenți în mod direct într-un proiect de protocol (dacă numărul de participanți la adunare nu depășesc 15 persoane), pregătirea listei membrilor organului colegial și de a vizita toate informațiile necesare despre ele (poziția, locul de muncă) la înregistrarea participanților cu ajutorul mijloacelor tehnice. În cadrul ședințelor adunărilor generale ale acționarilor societăților pe acțiuni o listă a celor prezenți la întâlnirea acționarilor și proxy-uri trebuie să fie certificate prin semnătura președintelui ședinței. Proxy-uri pot fi incluse în lista celor prezenți numai la prezentarea procurii pentru a reprezenta interesele acționarului. Înregistrare prezenți la ședință - un punct extrem de important, ca organism colectiv are forță juridică numai în prezența unui cvorum, precum și în cazul în care toți participanții la reuniune au suficientă autoritate pentru a vota rezoluții.
Se întocmește pe baza procesul-verbal al reuniunii, o înregistrare a reuniunii sau pe baza proiectelor scrise de mână note, care sunt efectuate în cadrul reuniunii, precum și materiale pregătite pentru reuniunea (texte de rapoarte, discursuri, memo-uri, proiecte de decizii pe ordinea de zi, liste de participanți, etc.).
În cazul în care întâlnirea a fost realizat în prescurtare sau înregistrare audio. după care se face sesiune de transcriere decriptat și verificat în înregistrarea audio (astfel de înregistrări sau transcrieri numite protocoale textual). Transcrieri sau înregistrări ale reuniunii are loc sau în unele părți în timpul întâlnirii, sau imediat după întâlnire, dar în orice caz, în momentul în care este dat pentru eliberarea transcrieri și procesele-verbale ale reuniunii ar trebui să nu depășească 3-5 zile de la data la care a avut loc întâlnirea.
În cazul în care cursul întâlnirii a fost înregistrat pe un casetofon sau înregistrator de voce. după transcrierea, compilarea și transcrieri de înregistrare și (sau) caseta cu protocolul de înregistrare pentru o perioadă determinată (de obicei, în decurs de două săptămâni), stocate într-o unitate care furnizează segment audio și apoi demagnetized. De data aceasta este necesară pentru eliminarea eventualelor întrebări și clarificări Textul protocolului. Conform deciziei șefului organului colegial al înregistrării audio a ședinței pot fi emise pentru stocarea arhivelor pe termen lung.
Efectuarea detalii de protocol
În ceea ce privește caracterul complet al sesiunii de funcționare diferite înregistrări complete și de sinteză.
Raportul complet conține o evidență a tuturor reuniunilor, la o scurtă - doar numele vorbitorilor și spectacole tematice. Ce protocol ar trebui să se desfășoare în fiecare caz, este stabilit în normele de funcționare a organului colegial sau decis de către președintele organului colegial.
Procesul-verbal al reuniunii sunt realizate pe o foaie de hârtie standard A4. Detalii de legare de protocol sunt după cum urmează: numele, denumirea tipului de document (de protocol), data documentului, numărul de înregistrare, locul de întocmirea documentului, antetul la legende cu text.
Numărul de protocol de înregistrare este numărul de serie al întâlnirii în anul calendaristic sau pe durata unui organism ales. La înregistrarea unei înregistrări specifice și formulare de înregistrare (log dosar) de protocol nu se realizează, fiecare protocol nou este atribuit un număr de ordine, după numărul de protocol, un legat la cauza acestuia din urmă.
Plasați protocolul specificat în conformitate cu împărțirea administrativ-teritorială. Numele locului de întocmirea documentului poate fi omisă în cazul în care numele teritoriului inclus în numele organizației: City Duma Moscova, Adunarea legislativă a regiunii Tver.
Rubrica la textul protocolului este recuzită opționale. Ar trebui să fie de acord gramatical pentru a denumi tipul de document:
PROCES-VERBAL (ce?) Sesiune a Comisiei privind reevaluarea mijloacelor fixe
PROCES-VERBAL (ce?) De management Reuniunea
Textul protocolului este format din două părți - introducere și de bază. Partea introductivă se face identic cu formele complete și scurte ale protocolului. Aceasta include: președintele ședinței și numele secretarului, prenumele sau numărul total al participanților la întâlnire și a invitaților, pe ordinea de zi. Numele membrilor organului colegial sau persoanele care participă la ședința din drepturile de vot sunt enumerate în ordine alfabetică, fără posturi. Dacă specificați numărul total al celor prezenți, având în vedere numele lor generic și include o trimitere la lista de înregistrare:
La acesta au participat membri ai Consiliului științific și tehnic a 25 de persoane. (Lista anexată).
Persoanele care nu sunt membri ai unui organ colegial, și invitat la întâlnirea ca expert în problemele care fac obiectul sau persoanele în cauză sunt enumerate după cuvântul „Invitație:“, de asemenea, în ordine alfabetică, dar cu locuri de muncă și locul de munca lor, în cazul în care sunt membri ai altor organizații.
Problema statelor pe ordinea de zi sau problemele tratate de întâlnire, poziția și numele difuzorului. Dacă câteva întrebări, acestea ar trebui să fie numerotate cu cifre arabe și aranjate în funcție de gradul lor de complexitate, importanța și ordinea de discuție. Elementele de pe ordinea de zi se bazează pe formula „ce?“:
CFO Movchan SA raport
ordinea de zi ar trebui să fie formulate precis și să reflecte în mod clar esența problemelor discutate. Nu este recomandat să includă „Altele“ pe ordinea de zi.
Textul partea principală a protocolului este alcătuit din secțiuni individuale, în numărul de probleme pe ordinea de zi, fiecare dintre acestea fiind construite în conformitate cu schema:
RESOLVED: (sau: RESOLVED :)
Dacă este necesar, în aceeași secțiune a protocolului înregistrat la întrebările adresate de vorbitor, și răspunsurile sale la formularul de mai jos:
Î: În cazul în care se decide să emită acțiuni ale Societății, dacă emisiunea de acțiuni preferențiale furnizate?
A: Nu, care urmează să fie emise numai acțiuni ordinare.
Numele persoanei care a pus întrebarea nu poate fi specificată.
În „RESOLVED:“ ( „RESOLVED:“) în scris decizia, concis, precis și concis - astfel încât să se evite orice ambiguitate. Deciziile sunt formulate sub formă de prescriptive: „Aprob. "" Equipe. „“ Faceți modificări. “. Pe aceeași problemă poate fi luat mai multe decizii, caz în care acestea trebuie să fie numerotate cu cifre arabe. Dacă este necesar, împreună cu decizia se referă la vot: numărul de „pentru“ voturi „contra“, „abținut“, și, de asemenea, în cazul în care votul a fost secret, - numărul de buletine de vot emise, derivate de la vot și nevalid.
În cazul în care protocolul este aprobat de un document, acesta trebuie să fie atașat la procesul-verbal și declarațiile au gât, de exemplu:
Consiliul de Administrație al SA „Sprout“
Semnăturile președintele și secretarul ședinței este finalizat proiectul de protocol. Semnată de o copie a protocolului. Pe stânga semnătura președintelui, la dreapta - secretar.
În conformitate cu legislația în vigoare, în unele cazuri, doar președintele procesului-verbal semnat de întâlnire (președinte), în cadrul reuniunii. Legislatia, de asemenea cazuri de semnarea protocoalelor de către toți membrii Autorității cu condiția ca factorul de decizie. De exemplu, Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni“ (în continuare - Legea) prevede (articolul 68.), Că procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație (Consiliul de Supraveghere) să fie semnat de către președintele reuniunii, care este responsabil pentru exactitatea procesului-verbal.
În ceea ce privește înregistrarea procesului-verbal al adunării generale a acționarilor, legea nu prevede procedura de semnare sale, la art. 63 din Legea stabilit numai ce informații sunt specificate în protocol:
- locul și timpul Adunarii Generale a Actionarilor;
- numărul total de voturi deținute de acționarii - proprietarii de acțiuni cu drept de vot;
- numărul de voturi deținute de acționarii prezenți la reuniune;
- președinte (Prezidiului) și secretar al reuniunii, ordinea de zi a reuniunii.
Legea prevede, de asemenea, că procesul-verbal al adunării generale a acționarilor va cuprinde principalele puncte de discursuri, întrebări adresate de vot și rezultatele votului, deciziile luate de adunarea.
O versiune prescurtată a proiectului de protocol
Extras din protocolul
Pentru a informa organizațiile și persoanele în cauză cu privire la deciziile și pentru a confirma deciziile luate pot fi emise un extras din procesul-verbal.
Extras din procesul-verbal - documentul este o copie a protocolului. Declarația este reprodus partea introductivă a protocolului (Formular detalii, informații despre președinte, grefier, au fost prezenți), problema ordinii de zi pe care pregătește declarația, iar o parte din text, care reflectă luarea în considerare și decizia cu privire la aceasta. Semnat de președinte și secretar declarația nu certifica. Pentru a da forță juridică extrasul din procesul-verbal elemente de recuzită folosite „marca a copiilor conforme“, întocmită de către secretarul. În cazul în care un extras din documentul este emis pentru depunerea unei alte organizații, este sigiliul organizației.
